1. Cine prelucrează datele
SC KALISTO SRL, CUI 17139780, nr. Registrul Comerțului J32/71/2005, cu sediul în Str. Ion Creangă nr. 51, Șelimbăr, județul Sibiu, cod poștal 557260, România. Contact pentru confidențialitate și exercitarea drepturilor: office@albumekalisto.ro. Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor trebuie adăugate înainte de producție; volumul declarat și prelucrarea biometrică drept activitate esențială indică obligația desemnării unui DPO.
Pentru conținutul persoanelor fotografiate, fotograful este de regulă operator, iar Kalisto/PicKture persoană împuternicită. Pentru cont, securitate și relația contractuală proprie, Kalisto este operator independent.
2. Scopuri și temeiuri
Datele de cont sunt folosite pentru autentificare, furnizarea serviciului, suport și securitate, în baza executării acordului profesional și a intereselor legitime de operare și protecție. Datele necesare obligațiilor legale sunt prelucrate în baza legii.
Fotografiile și datele elevilor sunt prelucrate la instrucțiunea fotografului pentru organizarea și producția albumelor. Sortarea facială este executată numai pentru clase cu AI activ și trebuie să fie acoperită de temeiul și excepția pentru date biometrice stabilite de fotograf.
Datele contului sunt obținute direct de la utilizator; fără datele obligatorii de autentificare serviciul nu poate fi furnizat. Datele persoanelor fotografiate sunt primite de la fotograf, nu de la școală, iar obligația sau caracterul opțional al furnizării lor este explicat persoanei de fotograful care le colectează.
3. Date prelucrate
PicKture poate prelucra date de cont și contact, clase, școli, foldere, selecții, machetari, fotografii, thumbnails, metadate, evenimente din calendarul dedicat PicKture, date tehnice de securitate și dovezi ale acceptării. Când AI este activ, sunt generate temporar sau persistent pe durata clasei reprezentări matematice și centroizi faciali.
Sortarea propune grupări de fotografii, dar nu ia decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau afectează similar persoanele în sensul art. 22 GDPR.
4. Stocare și destinatari
Originalele și thumbnails sunt păstrate pe NAS-ul criptat aflat în sediul Kalisto din Șelimbăr. Firestore păstrează datele contului și metadatele aplicației în regiunea nam5 din Statele Unite. Firebase Storage păstrează machetarile încărcate de fotografi; regiunea exactă a bucketului urmează să fie confirmată înainte de producție.
Datele pot fi accesate de fotograf, programatorii interni autorizați și, pentru producția albumului, angajații Kalisto autorizați. Școala nu primește acces prin PicKture.
Pentru transferurile către Google în afara Spațiului Economic European, Kalisto trebuie să documenteze înainte de producție mecanismul aplicabil, inclusiv clauzele contractuale și evaluarea transferului, și oferă informații despre garanții la cerere.
5. Furnizori
Furnizorii cunoscuți sunt Google/Firebase pentru autentificare, Firestore, Storage și Google Calendar și Cyber_Folks pentru serviciile de hosting/e-mail contractate de Kalisto. Redis, serviciul InsightFace și stocarea foto principală rulează în infrastructura Kalisto. Lista trebuie actualizată când serviciile sau furnizorii se schimbă.
InsightFace rulează local și fotografiile nu sunt trimise InsightFace. Utilizarea comercială a modelului buffalo_l este permisă numai după obținerea licenței comerciale scrise corespunzătoare.
6. Retenție
Fotografiile originale, thumbnails și versiunile optimizate sunt păstrate maximum 3 ani de la încărcare pentru producția și refacerea albumelor, dacă nu intervine mai devreme o instrucțiune valabilă de ștergere ori închiderea contului. Fișierele de upload sunt șterse după finalizarea sau eșecul cererii; reziduurile unui crash trebuie eliminate automat în cel mult 24 de ore.
Centroizii biometrici sunt păstrați numai cât timp AI rămâne activ pentru clasă și nu mai mult decât fotografiile sursă; sunt șterși la oprirea AI, ștergerea clasei sau închiderea contului. Tokenul Google Calendar este păstrat criptat până la deconectare sau ștergerea contului.
Dovada acceptării acordului profesional poate fi păstrată 3 ani după încetarea contului pentru dovedirea raportului contractual și apărarea drepturilor. Termenul backupurilor și politica logurilor trebuie aprobate și documentate înainte de producție; până atunci nu se declară o perioadă neverificată.
7. Drepturi și solicitări
Persoanele pot solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate sau opoziție prin fotograful care le-a colectat datele ori la office@albumekalisto.ro. Solicitările privind datele operate de fotograf sunt redirecționate acestuia, iar Kalisto oferă asistența tehnică necesară.
Persoanele au dreptul să depună plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
8. Google Calendar
Conectarea este opțională. PicKture solicită acces numai la calendarul secundar creat de aplicație, păstrează tokenul de reîmprospătare criptat pe server și nu folosește datele Google pentru publicitate sau antrenarea AI. Deconectarea revocă accesul și șterge credentialul local, dar nu șterge automat calendarul secundar din contul Google.
9. Modificări
Versiunea și data documentelor sunt afișate în aplicație. Modificările materiale ale raportului profesional sau prelucrării necesită publicare și, când este cazul, o nouă acceptare.